- För att veta vem som är medlem i föreningen behöver vissa personuppgifter registreras: namn, födelsedatum, adress och kontaktuppgifter i form av telefonnummer och mailadress till elev och/eller vårdnadshavare.
- I vissa fall, när det behövs exakt identifiering, behandlas även fullständigt personnummer. Detta kan exempelvis gälla då föreningen söker ekonomiskt stöd som baseras på antalet medlemmar. Det kan även krävas i vissa kontakter med riksorganisationer.
- Personuppgifter hanteras i bokföringsprogrammet Visma och kan delas med exempelvis riksorganisationer eller andra organisationer och föreningar som vi samarbetar med och/eller söker ekonomiskt stöd hos.
- Personuppfiter som registreras i Visma raderas 1 år efter avslutat medlemskap.
- Personuppgifter hämtas från medlemmarna själva men även från Borås stads kulturskolas register över aktuella elever.
- Vid resor eller evenemang hanteras ”In Case of Emergency”-blanketter med namn, personnummer och kontaktuppgifter till anhörig. Dessa listor kan även innehålla information om allergi eller annat som rör hälsotillstånd. Denna information lämnas av varje medresenär på blankett och kasseras efter genomförd resa.
- Personuppgifter kan även behandlas vid fakturering och bokföring för att beskriva syfte med en transaktion. I dessa sammanhang hanteras även kontonummer.
- Medlemslistor med namn och adress arkiveras årsvis för att kunna följa föreningens utveckling och historia.
- Om du vill ta del av de personuppgifter som föreningen behandlar när det gäller dig, kontakta styrelsen.
Beslutade av styrelsen 2018-04-24